CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;

Căn cứ Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy;

Căn cứ Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy;

Căn cứ Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/06/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc Ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000;

Căn cứ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức;

Thông tư số 46/2016/TT-BTNMT ngày 27/12/2016 của Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành tài nguyên và môi trường;

Căn cứ Quyết định số 248/QĐ-LTNN ngày 23/12/2002 của Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành tiêu chuẩn ngành hộp bảo quản tài liệu lưu trữ hành chính.

Căn cứ Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 của Cục trưởng Cục Lưu trữ nhà nước về việc ban hành tiêu chuẩn ngành “Bìa hồ sơ”.

Căn cứ tình hình tài liệu của Quý cơ quan, đơn vị;

Căn cứ yêu cầu tổ chức, sắp xếp và khai thác tài liệu của Cơ quan, đơn vị.

Các căn cứ pháp lý chỉnh lý tài liệu lưu trữ

– Tổ chức, sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu.

– Chỉnh lý tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh lý và lập mới hồ sơ, xác định giá trị, hệ thống hóa hồ sơ và làm công cụ tra cứu đối với khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.

– Quá trình chỉnh lý sẽ giữ lại những tài liệu có giá trị, loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, qua đó, góp phần nâng cao hiệu quả sử dựng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản.

Mục đích chỉnh lý tài liệu lưu trữ

– Thực hiện chỉnh lý theo hướng dẫn tại Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/06/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và Thông tư số 46/2016/TT-BTNMT ngày 27/12/2016 của Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành tài nguyên và môi trường:

– Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu trong quá trình chỉnh lý.

– Tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh phải đạt được các yêu cầu sau:

+ Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh;

+ Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu; xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn, bảo quản có thời hạn và tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy;

+ Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;

+ Lập các công cụ tra cứu; mục lục hồ sơ tài liệu, cơ sở dữ liệu và công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý, tra cứu sử dụng;

+ Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu hủy.

Yêu cầu của công tác chỉnh lý tài liệu

– Không phân tán phông lưu trữ. Tài liệu của từng đơn vị hình thành phông phải được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt.

– Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc.

– Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức hình thành tài liệu; sự liên hệ logic và lịch sử của tài liệu.

Nguyên tắc tổ chức chỉnh lý tài liệu

Bước 1: Giao, nhận tài liệu

Sau khi ký hợp đồng, hai bên tiến hành giao nhận tài liệu trước khi chỉnh lý. Lập biên bản giao nhận tài liệu có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan.

Bước 2: Vận chuyển tài liệu đến nơi chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Sau khi nhận tài liệu, Viện Ứng dụng khoa học hành chính cử cán bộ vận chuyển tài liệu đến nơi chỉnh lý được Quý cơ quan bố trí.

Khi vận chuyển tài liệu, cán bộ Viện sẽ lưu ý tránh làm xáo trộn trật tự sắp xếp các cặp, hộp hoặc bao gói tài liệu cũng như các hồ sơ hay các tập tài liệu trong mỗi cặp, hộp hoặc bao gói; đồng thời, không làm hư hại tài liệu.

Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Bước 3: Vệ sinh sơ bộ đến từng tập tài liệu

Các cán bộ chỉnh lý sẽ vệ sinh đến từng tập tài liệu.

Dùng các loại chổi lông thích hợp để quét, chải bụi bẩn trên cặp, hộp hoặc bao gói tài liệu, sau đó đến từng tập tài liệu.

Khi vệ sinh và vận chuyển tài liệu tranh làm xáo trộn trật tự sắp xếp các cặp,  hộp hoặc bao gói tài liệu cũng như các hồ sơ hay các tập tài liệu trong mỗi cặp, hộp hoặc bao gói; đồng thời, không làm hư hại tài liệu.

Bước 4: Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn

Cán bộ của Viện sau khi nhận tài liệu, khảo sát tài liệu sẽ:

– Lập kế hoạch chỉnh lý, thời gian thực hiện gói thầu

– Biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông chi tiết, đầy đủ để:

+ Làm căn cứ cho việc xây dựng kế hoạch chỉnh lý phù hợp;

+ Làm căn cứ cho việc biên soạn các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể trong chỉnh lý như: hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ; hướng dẫn xác định giá trị tài liệu và phương án phân loại tài liệu;

+ Giúp cho các cán bộ chỉnh lý nắm bắt một cách khái quát về lịch sử và hoạt động của đơn vị hình thành phông và về tinh hình của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.

– Khi biên soạn các văn bản này, Viện sẽ tham khảo tư liệu liên quan về đơn vị và về phông tài liệu sau: Các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản khác về việc thành lập, chia tách, sáp nhập…; quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của đơn vị hình thành phông và các đơn vị cấu thành; Các văn bản quy định về quan hệ, lề lối làm việc và chế độ công tác văn thư của đơn vị hình thành phông;…

– Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ sẽ là bản hướng dẫn phân chia tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ theo một phương án phân loại nhất định và phương pháp lập hồ sơ; được dùng làm căn cứ để các cán bộ chỉnh lý thực hiện việc phân loại tài liệu, lập hồ sơ và hệ thống hóa hồ sơ toàn phông được thống nhất.

– Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu: Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu sẽ được biên soạn chi tiết, cụ thể đối với các phông tài liệu được chỉnh lý lần đầu; những lần sau chỉ cần sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.

– Nội dung bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu sẽ bao gồm 2 phần chính: phần bản kê (dự kiến) các nhóm tài liệu cần giữ lại bảo quản hoặc loại ra khỏi phông và phần hướng dẫn cụ thể được dùng làm căn cứ để các cán bộ chỉnh lý thực hiện việc xác định giá trị và định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ thống nhất.

– Căn cứ để cán bộ Viện biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu gồm:

+ Các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu;

+ Các quy định của pháp luật có liên quan đến thời hạn bảo quản tài liệu;

+ Các bảng thời hạn bảo quản tài liệu như bảng thời hạn bảo quản văn kiện mẫu; bảng thời hạn bảo quản tài liệu của nhanh hoặc của cơ quan;

+ Các bản hướng dẫn thanh phần hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử các cấp;

+ Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị hình thành phông (nếu có);

+ Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông và hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ;

– Xây dựng phương án hệ thống hóa.

Bước 5: Phân loại tài liệu đến nhóm nhỏ

Trong quá trình phân chia tài liệu thành các nhôm, nếu cán bộ Viện phát hiện thấy có bản chính, bản gốc của những văn bản, tài liệu có giá trị thuộc phông khác thì sẽ để riêng và lập thanh danh mục để bổ sung cho phông đó.

Khối tài liệu đưa ra chỉnh lý thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ hoặc đưa tài liệu vào các nhóm thích hợp. Việc lựa chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý được tiến hành trên cơ sở vận dụng các nguyên tắc, phương pháp phân loại tài liệu phông lưu trữ vào tinh hình thực tế của phông hoặc khối tài liệu, qua việc nghiên cứu bản lịch sử của đơn vị hình thành phông và lịch sử phông và báo cáo kết quả khảo sát tài liệu; đồng thời, căn cứ yêu cầu tổ chức, sắp xếp và khai thác sử dụng tài liệu sau này của Quý Cơ quan, tùy thuộc từng phông hoặc khối tài liệu cụ thể. Viện sẽ gửi và thống nhất phương án phân loại với Quý Cơ quan.

Nguyên tắc phân loại nhóm tài liệu: Cán bộ chỉnh lý không được xé lẻ tài liệu.

Bước 6: Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ

1. a) Lập hồ sơ tài liệu rời lẻ
2. b) Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ:

Kiểm tra việc lập hồ sơ theo những nội dung công việc quy định tại điểm a và tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện đối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu.

+ Trong phạm vi các nhóm nhỏ, căn cứ bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ và bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, cán bộ Viện tiến hành lập hồ sơ kết hợp với xác định giá trị và định thời hạn bảo quản cho hồ sơ.

+ Tất cả tài liệu sẽ được lập thành hồ sơ có tiêu đề rõ ràng, ngắn gọn, chinh xác và được thể hiện bằng ngôn ngữ phù hợp. Tùy theo từng loại hồ sơ mà biên soạn hướng dẫn cụ thể về  việc sắp xếp văn bản, tài liệu trong mỗi loại hồ sơ theo trình tự nhất định, bảo đảm phản ánh được diễn biến của sự việc hay quá trình theo dõi, giải quyết công việc trong thực tế. Tài liệu trùng thừa và tài liệu bị bao hàm sẽ được loại ra và viết tiêu đề hồ sơ, có chỉ dẫn trùng và bao hàm với hồ sơ nào.

+ Khi lập hồ sơ, cán bộ Viện sẽ phân loại hồ sơ cho phù hợp, không xé lẻ những văn bản có liên quan đến một sự việc, một vấn đề để lập thành những hồ sơ khác nhau.

+ Nếu một hồ sơ gồm nhiều văn bản, tài liệu và quá dày, sẽ phân chia thành các đơn vị bảo quản một cách hợp lý.

+ Đối với phông tài liệu đã được lập hồ sơ, căn cứ bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ và bản hướng dẫn xác định giá tài liệu, cán bộ Viện tiến hành kiểm tra toàn bộ hồ sơ của phông; chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ kết hợp với xác định giá trị và định thời hạn bảo quản đối với những hồ sơ được lập chưa đạt yêu cầu nghiệp vụ.

+ Mỗi hồ sơ được lập hoặc được chỉnh sửa hoàn thiện sẽ được để trong một tờ bìa tạm hoặc một sơ mi riêng và đanh một số tạm thời; đồng thời, cán bộ Viện ghi số đó những thông tin ban đầu về mỗi hồ sơ (như tên viết tắt của các nhôm (nếu có) theo phương án phân loại tài liệu, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản và thời gian sớm nhất và muộn nhất của tài liệu có trong hồ sơ) lên một tấm thẻ tạm hoặc một phiếu tin.

+ Trong quá trình lập hồ sơ việc xác định giá trị tài liệu sẽ căn cứ vào các tiêu chuẩn sau:

Nội dung của tài liệu.

Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu.

Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu.

Mức độ vẹn toàn của phông lưu trữ.

Hình thức của tài liệu.

Tình trạng vật lý của tài liệu.

Bước 7: Biên mục phiếu tin (các trường 1, 2, 4, 5, 6, 7, 8, 9 ,11, 13, 14)

Phiếu tin hồ sơ hay phiếu mô tả hồ sơ là biểu ghi tổng hợp các thông tin về một hồ sơ hoặc một đơn vị bảo quản. Mỗi thông tin hoặc nhóm thông tin được ghi trên một ô (hay còn gọi là trường) của phiếu tin. Phiếu tin được dùng để nhập tin và xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu lưu trữ tự động hóa. Ngoài ra, phiếu tin còn được sử dụng thay thế cho thẻ tạm để hệ thống hóa hồ sơ của phông.

Các thông tin cơ bản về một hồ sơ hoặc một đơn vị bảo quản trên phiếu tin gồm: tên (hoặc mã) kho lưu trữ; tên (hoặc số) phông lưu trữ; số lưu trữ; ký hiệu thông tin; tiêu đề hồ sơ; chú giải; thời gian của tài liệu; thời hạn bảo quản và chế độ sử dụng.

Cán bộ Viện sẽ giám sát, đảm bảo biên mục đầy đủ các trường thông tin cần thiết để nhập dữ liệu vào phần mềm.

Bước 8: Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và biên mục phiếu tin

Cán bộ Viện sẽ kiểm tra tới từng hồ sơ và phiếu tin, đảm bảo các nguyên tắc lập hồ sơ, thông tin đúng và đầy đủ, không chênh lệch.

Bước 9: Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại

Cán bộ Viện sẽ kiểm tra, đối chiếu về việc hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại, đảm bảo những yêu cầu cụ thể, tránh nhầm lẫn, gây xáo trộn tài liệu.

Bước 10: Hệ thống hóa tài liệu theo phiếu tin

Cán bộ Viện sẽ sắp xếp các phiếu tin hoặc thẻ tạm trong phạm vi mỗi nhóm nhỏ; sắp xếp các nhóm nhỏ trong từng nhóm vừa, các nhóm vừa trong mỗi nhóm lớn và các nhóm lớn trong phông theo phương án phân loại tài liệu và đánh số thứ tự tạm thời lên phiếu tin hoặc thẻ tạm.

Cán bộ Viện sẽ sắp xếp toàn bộ hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản của phông theo số thứ tự tạm thời của phiếu tin hoặc thẻ tạm.

Khi hệ thống hóa hồ sơ, các cán bộ Viện kết hợp kiểm tra và tiến hành chỉnh sửa đối với những trường hợp hồ sơ được lập bị trùng lặp (trùng toàn bộ hồ sơ hoặc một số văn bản trong hồ sơ), bị xé lẻ hay việc xác định giá trị cho hồ sơ, tài liệu chưa chinh xác hoặc không thống nhất.

Bước 11: Biên mục hồ sơ

1. a) Đánh số bút lục (đánh số tờ) và điền vào trường 10 của phiếu tin:

Các cán bộ Viện sẽ dùng bút chì đen, mềm hoặc máy dập số để đánh số thứ tự của tờ tài liệu, từ tờ đầu tiên tới tờ cuối cùng có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản. Số tờ sẽ được đánh bằng chữ số ả rập vào góc phải trên của tờ tài liệu. Trường hợp đánh nhầm số thì gạch đi và đánh lại ở bên cạnh; đối với những tờ đã bị bỏ sót khi đánh số thì đánh số trùng với số của tờ trước đó và thêm chữ cái La tinh theo thứ tự abc ở phai sau, ví dụ: có 2 tờ bị bỏ sót không đánh số sau tờ số 15 thì các tờ đó được đánh số trùng là 15a và 15b.

Số lượng số tài liệu có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản nào sẽ được bổ sung vào thẻ tạm hoặc phiếu tin của hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản đó.

1. b) Viết mục lục văn bản

Các cán bộ Viện sẽ ghi các nội dung thông tin về từng văn bản có trong có trong hồ sơ vào tờ mục lục văn bản được in riêng hoặc phần mục lục văn bản được in sẵn trong bìa hồ sơ theo tiêu chuẩn.

1. c) Viết bìa hồ sơ

Căn cứ phiếu tin hoặc thẻ tạm, cán bộ Viện sẽ ghi các thông tin: tên phông, tên đơn vị tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu và kết thúc; số lượng tờ; số phông, số mục lục, số hồ sơ (riêng số hồ sơ tạm thời được viết bằng bút chì) và thời hạn bảo quản lên bìa hồ sơ được in sẵn theo Tiêu chuẩn.

Khi viết bìa hồ sơ các cán bộ Viện sẽ lưu ý:

+ Tên phông là tên gọi chính thức của đơn vị hình thành phông. Đối với những đơn vị hình thành phông có sự thay đổi về tên gọi nhưng về cơ bản, có chức năng, nhiệm vụ không thay đổi (tức là chưa đủ điều kiện để lập phông mới) thì lấy tên phông là tên gọi cuối cùng của đơn vị hình thành phông;

+ Chữ viết trên bìa phải rõ ràng, sạch, đẹp và đúng chinh tả; chỉ được viết tắt những từ đã quy định trong bảng chữ viết tắt;

+ Mực để viết bìa hồ sơ dùng loại mực đen, bền màu.

1. d) Viết chứng từ kết thúc

Các cán bộ Viện sẽ ghi rõ số lượng tờ tài liệu, số lượng tờ mục lục văn bản (nếu được in riêng) và đặc điểm của tài liệu (nếu có) trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản vào tờ chứng từ kết thúc được in riêng hoặc phần chứng từ kết thúc được in sẵn trong bìa hồ sơ theo Tiêu chuẩn.

Đánh số tờ, viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc chỉ áp dụng đối với những hồ sơ bảo quản vĩnh viễn và những hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài (từ 20 năm trở lên).

Bước 12: Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ

Cán bộ Viện sẽ kiểm tra, sửa lỗi trong quá trình biên mục cả nội dung và hình thức trình bày.

Bước 13: Đánh số chinh thức cho toàn bộ hồ sơ lên phiếu tin và lên bìa hồ sơ

Cán bộ Viện sẽ kiểm tra việc đánh số chính thức cho hồ sơ. Đây là một khâu rất quan trọng nên các cán bộ sẽ phải thận trọng đối với từng chữ số.

Bước 14: Vệ sinh tài liệu, thao bỏ ghim, kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ

– Các cán bộ Viện sẽ dùng bàn chải thích hợp để quét chải làm sạch hồ sơ, tài liệu;

– Dùng các dụng cụ như: dao lưỡi mỏng, móc chuyên dùng… để gỡ bỏ ghim, kẹp tài liệu;

– Làm phẳng tài liệu đối với những tờ tài liệu bị quăn, gấp, nhau.

– Đưa tài liệu vào bìa hồ sơ.

Bước 15: Đánh số và đưa hồ sơ vào hộp (cặp)

– Cán bộ Viện sẽ đánh số chính thức bằng chữ số Ả rập cho toàn bộ hồ sơ của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý lên thẻ tạm hoặc phiếu tin và lên bìa hồ sơ. Số hồ sơ được đánh liên tục trong toàn phông:

+ Đối với những phông hoặc khối tài liệu được chỉnh lý lần đầu: từ số 01 cho đến hết;

+ Đối với những đợt chỉnh lý sau: từ số tiếp theo số hồ sơ cuối cùng trong mục lục hồ sơ của phông hoặc khối tài liệu đó trong đợt chỉnh lý trước.

– Cán bộ Viện đưa hồ sơ vào cặp 3 dây, sau đó đưa vào hộp.

– Cán bộ Viện sẽ kiểm tra đưa hồ sơ vào cặp, hộp sao cho đúng và đầy đủ, có ghi rõ ràng cho các hồ sơ trong hộp để đưa các thông tin lên nhãn hộp thật chính xác.

 

Bước 16: Viết và dán nhãn hộp (cặp)

– Viết và dán nhãn hộp: khi viết nhãn hộp, cán bộ Viện sẽ dùng loại mực đen, bền màu; chữ viết trên nhãn rõ ràng, dễ đọc.

– Cán bộ Viện sẽ kiểm tra việc thiết kế và in nhãn hộp theo quy chuẩn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, khớp thông tin với các hồ sơ bên trong.

Bước 17: Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá

Cán bộ Viện sẽ theo dõi vận chuyển tài liệu xếp lên kệ giá, đảm bảo theo đúng trật tự và nguyên tắc, không để xảy ra tình trạng mất mát hay gây hư tại tài liệu.

Bước 18: Giao, nhận đến từng tờ tài liệu sau khi chỉnh lý

Cán bộ Viện sẽ theo dõi giao, nhận tài liệu tạo kho; ký biên bản giao nhận ngay sau khi thực hiện giao, nhận tài liệu đầy đủ.

Bước 19: Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu

Cán bộ Viện sẽ theo dõi việc nhận đầy đủ thông tin từ phiếu tin vào cơ sở dữ liệu, tránh sai sót, nhầm lẫn, gây khó khăn cho việc quản lý và khai thác.

Bước 20: Lập mục lục hồ sơ

– Cán bộ Viện sẽ viết lời nói đầu, trong đó giới thiệu tóm tắt về lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông; phương án phân loại tài liệu và kết cấu của mục lục hồ sơ.

– Lập bảng tra cứu bổ trợ (03 bộ).

– Viết các bảng chỉ dẫn mục lục như bảng chỉ dẫn vấn đề; bảng chỉ dẫn tên người; bảng chỉ dẫn tên địa danh; bảng chữ viết tắt sử dụng trong mục lục.

– Căn cứ các nội dung thông tin trên thẻ tạm, đánh máy và in bảng thống kê hồ sơ của phông; hoặc nhập tin từ phiếu tin vào máy tính và in bảng thống kê hồ sơ từ CSDL quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu của phông (nếu CSDL được xây dựng kết hợp với việ chỉnh lý tài liệu).

– Viện sẽ đóng quyển mục lục (ít nhất 03 bộ) để phục vụ cho việc quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu, 03 đĩa mềm và có file mềm đinh kèm gửi Quý cơ quan.

Mẫu trình bày mục lục hồ sơ sẽ thực hiện theo Tiêu chuẩn nhanh TCN-04-1997 “Mục lục hồ sơ” được ban hành kèm theo Quyết định số 72/QĐ-KHKT ngày 02/8/1997 của Cục Lưu trữ Nhà nước; riêng đối với lưu trữ hiện hành thì bổ sung thêm cột “Thời hạn bảo quản” sau cột “Số lượng tờ”.

Bước 22: Xử lý tài liệu loại

Cán bộ Viện sẽ kiểm tra, đối chiếu giữa danh mục tài liệu loại, thuyết minh tài liệu loại và khối tài liệu dự kiến loại hủy, đảm bảo đầy đủ các quy trình, công đoạn sau:

– Phân loại, sắp xếp, bó gói, thống kê danh mục tài liệu loại

– Viết thuyết minh tài liệu loại (theo đúng quy định tại công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006)

Bước 23: Kết thúc chỉnh lý

Sau khi kết thúc chỉnh lý, Viện cùng Quý cơ quan sẽ tiến hành:

1. Kiểm tra kết quả chỉnh lý

– Các căn cứ để kiểm tra gồm:

+ Mục đích, yêu cầu của đợt chỉnh lý;

+ Các văn bản hướng dẫn chỉnh lý đã ban hành;

+ Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu;

+ Hợp đồng chỉnh lý;

+ Biên bản giao nhận tài liệu để chỉnh lý;

+ Kế hoạch chỉnh lý.

– Nội dung kiểm tra:

+ Quý cơ quan kiểm tra trên các văn bản hướng dẫn chỉnh lý; mục lục hồ sơ;

Cơ sở dữ liệu và công cụ thống kê, tra cứu khác (nếu có) và danh mục tài liệu loại của phông hoặc khối tài liệu chỉnh lý;

+ Kiểm tra thực tế tài liệu sau khi chỉnh lý: Tra tìm thử một số loại văn bản.

– Hai bên tiến hành lập biên bản kiểm tra, nghiệm thu chỉnh lý.

2. Bàn giao tài liệu, vận chuyển tài liệu vào kho và sắp xếp lên giá

– Bàn giao tài liệu:

+ Tài liệu giữ lại bảo quản sẽ được bàn giao theo mục lục hồ sơ;

+ Tài liệu loại ra để tiêu hủy sẽ được bàn giao theo mục tài liệu loại;

+ Tài liệu chuyển phông khác hoặc để bổ sung cho phông.

– Hai bên tiến hành lập biên bản giao nhận tài liệu.

3. Tổng kết chỉnh lý

3.1. Viện sẽ viết báo cáo tổng kết chỉnh lý, trong đó sẽ trình bày tóm tắt về những nội dung:

1. a) Những kết quả đạt được:

– Tổng số tài liệu đưa ra chỉnh lý và tình trạng tài liệu trước khi chỉnh lý;

– Tổng số tài liệu sau khi chỉnh lý, trong đó:

+ Số lượng tài liệu giữ lại bảo quản: số lượng hồ sơ bảo quản vinh viễn, có thời hạn bảo quản lâu dài, tạm thời (hoặc bảo quản có thời hạn);

+ Số lượng tàu liệu loại ra để tiêu hủy: bó hoặc gói, tập và tính theo mét giá;

+ Số lượng tài liệu chuyển phông khác hoặc để bổ sung cho phông;

– Chất lượng hồ sơ sau khi chỉnh lý so với yêu cầu nghiệp vụ.

1. b) Nhận xét, đánh giá:

– Tiến độ thực hiện đợt chỉnh lý so với kế hoạch;

– Những ưu điểm, khuyết điểm trong quá trinh chỉnh lý;

– Kinh nghiệm rút ra qua đợt chỉnh lý.

3.2. Hoàn chỉnh và bàn giao hồ sơ đợt chỉnh lý

Hồ sơ đợt chỉnh lý để Viện bàn giao gồm:

– Báo cáo kết qủa khảo sát tài liệu;

– Các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và kế hoạch chỉnh lý;

– Mục lục hồ sơ; 03 đĩa mềm và file mềm đính kèm.

– Danh mục tài liệu hết giá trị của phông hoặc khối tài liệu chỉnh lý kèm theo bản thuyết minh;

– Báo cáo kết quả đợt chỉnh lý.

– Liên hệ với lãnh đạo, cán bộ nghiệp vụ văn thư – lưu trữ để tiến hành họp rút kinh nghiệm.

 

– Tài liệu được phân loại, chỉnh lý, sắp xếp khoa học theo đúng chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ đáp ứng được yêu cầu của quản lý, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu;

– Xây dựng file mềm cơ sở dữ liệu, giúp cho việc tra tìm, khai thác tài liệu lưu trữ một cách nhanh chóng và thuận lợi;

– Xác định giá trị tài liệu, loại bỏ được những tài liệu trùng thừa, hết giá trị ra khỏi kho lưu trữ, tiết kiệm diện tích bảo quản tài liệu;

– Hướng dẫn cán bộ phụ trách lưu trữ nắm quy trình nghiệp vụ và toàn bộ tài liệu trong kho, đảm bảo yêu cầu về công tác bảo mật, an toàn dữ liệu và khai thác sử dụng tài liệu.

Cán bộ Viện Ứng dụng khoa học hành chính làm việc với cán bộ lưu trữ, phụ trách của Cơ quan, đơn vị về hai chuyên đề:

– Lập hồ sơ, lập danh mục tài liệu hàng năm, nộp tài liệu về lưu trữ kho.

– Tổ chức khai thác tài liệu trên file mềm và trên mục lục.

Sau khi kết thúc chỉnh lý, cán bộ lưu trữ của Cơ quan, đơn vị sẽ lập được hồ sơ công việc. Viện Ứng dụng khoa học hành chính có trách nhiệm chuyển giao, hướng dẫn cán bộ về việc khai thác và sử dụng tài liệu đã chỉnh lý.

Tài liệu lưu trữ sau chỉnh lý đáp ứng yêu cầu: