Tài liệu lưu trữ số hóa là tài liệu lưu trữ điện tử được tạo lập từ việc số hóa đầy đủ, chính xác nội dung của tài liệu lưu trữ và được ký số bởi cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ được số hóa.
Số hóa tài liệu lưu trữ là việc thực hiện số hóa các loại hình tài liệu lưu trữ từ các vật mang tin khác như tài liệu nền giấy, ảnh, phim ảnh; tài liệu âm thanh….(trong đó phần lớn là tài liệu lưu trữ nền giấy) để lưu trữ, bảo quản và khai thác sử dụng một cách hiệu quả nhất.
Về công tác này cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ, thông tin truyền thông đã có nhiều văn bản quy định, hướng dẫn để thực hiện thống nhất. Thực tiễn hiện nay, việc số hóa tài liệu lưu trữ trong các cơ quan nhà nước vẫn đang thực hiện một cách đại trà, chưa đúng quy trình, tiêu chuẩn, chưa có trọng tâm và trọng điểm dẫn đến dữ liệu tài liệu lưu trữ số hóa chưa đưa ra khai thác được, chi phí bảo quản tài liệu lưu trữ còn chồng chéo lãng phí. Từ thực tiễn này, Viện Ứng dụng khoa học công nghệ sẽ tư vấn cho Quý cơ quan giải pháp số hóa hiệu quả nhất, cung cấp phần mềm và cung cấp dịch vụ số hóa, chuyển đổi, tạo lập cơ sở dữ liệu cho Quý cơ quan.
Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử nói chung và tài liệu điện tử được số hóa từ các vật mang tin khác đã được hệ thống văn bản quy phạm pháp luật quy định như sau:
- Tại Điều 13 Luật Lưu trữ 2011 về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử quy định:
- a) Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.
- b) Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt.
- c) Tài liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa.
- Tại Điều 5,6 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định một số điều của Luật Lưu trữ 2011, quy định về tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hoá tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác như sau:
- a) Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào. Cơ quan, tổ chức, cá nhân không được huỷ tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó được số hoá.
- b) Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm sử dụng chữ ký số đối với tài liệu số hoá.
- c) Chữ ký số của cơ quan, tổ chức phải đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử.
- d) Dữ liệu thông tin đầu vào phải thống nhất, phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật về công nghệ thông tin và nghiệp vụ lưu trữ.
- Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức và Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử đã quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ số hóa. Theo đó:
“1. Tài liệu lưu trữ điện tử được số hóa từ tài liệu lưu trữ nền giấy
- a) Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên;
- b) Ảnh màu;
- c) Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi;
- d) Tỷ lệ số hóa: 100
đ) Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ số hóa
– Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu tài liệu;
– Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng Portable Network Graphics (.png);
– Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).
- e) Tên file: gồm mã hồ sơ và số thứ tự văn bản trong hồ sơ, cách nhau bởi dấu chấm.
- Tài liệu ảnh
- a) Định dạng: JPEG;
- b) Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi.
- Tài liệu phim ảnh
- a) Định dạng: MPEG-4, .avi, .wmv;
- b) Bit rate tối thiểu: 1500 kbps.
- Tài liệu âm thanh
- a) Định dạng: MP3, .wma;
b) Bit rate tối thiểu: 128 kbps.”
- Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23/06/2014 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đã quy định về định mức kinh tế kỹ thuật số hóa tài liệu, Thông tư 194/2012/TT-BTC ngày 15/11/2012 của Bộ Tài chính hướng dẫn mức chi tạo lập thông tin điện tửnhằm duy trì hoạt động thường xuyên của các cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách nhà.
Như vậy có thể nói đến nay, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về quản tài liệu lưu trữ điện tử nói chung và tài liệu lưu trữ điện tử được số hóa từ các vật mang tin khác đã được các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ, thông tin truyền thông và tài chính ban hành tương đối đầy đủ. Các cơ quan nhà nước có đầy đủ cơ sở pháp lý đề thực hiện số hóa, quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ số hóa một cách hiệu quả.
Những mục tiêu cơ bản đạt được khi tiến hành Số hóa tài liệu:
a) Kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ bản gốc.
Đây cũng chính là giải pháp của quy trình bảo quản và bảo hiểm tài liệu lưu trữ mà bấy lâu, cơ quan quản lý ngành lưu trữ vẫn đang trăn trở.
b) Đồng nhất các loại hình tài liệu
Với phương pháp quản lý tài liệu lưu trữ truyền thống, chúng ta phải bảo quản tài liệu với các vật mang tin của từng loại hình tài liệu lưu trữ riêng, như: tài liệu giấy, tài liệu phim ảnh, phim điện ảnh, tài liệu ghi âm…, vì các chế độ bảo quản tài liệu như chế độ nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng khác nhau; hoặc thiết bị phục vụ khai thác, sử dụng từng tài liệu đó cũng khác nhau. Nhưng với dữ liệu số, chúng ta đã loại trừ được hầu hết sự khác biệt đó, tạo thuận lợi cho người sử dụng.
c) Quản lý, khai thác tập trung
Với sự tối ưu đã phân tích trên, đương nhiên, toàn bộ các dữ liệu số hóa, không phân biệt chúng có nguồn gốc từ tài liệu có vật mang tin gì, đều có thể quản lý trong một cơ sở dữ liệu, tạo sự tối ưu cho người sử dụng. Thông qua việc số hóa tài liệu lưu trữ, độc giả không phụ thuộc vào các kho bảo quản riêng biệt tài liệu lưu trữ khác nhau, và không phải gắn mình vào một không gian nhất định của một phòng đọc khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Từ đó, các cơ quan lưu trữ có thể tạo cho độc giả tăng khả năng tiếp cận, sử dụng tài liệu được nhanh chóng, chính xác và tiện lợi.
Bước 1: Giao nhận tài liệu
– Viện Ứng dụng khoa học hành chính và Quý cơ quan đơn vị thực hiện kiểm đếm, bàn giao tài liệu lưu trữ cần số hóa.
– Ký biên bản giao nhận tài liệu giữa 2 bên.
Bước 2: Phân loại tài liệu
Sau khi nhận tài liệu, tiến hành sắp xếp phân loại tài liệu trước khi đưa vào tiến hành quét.
Tài liệu được sắp xếp theo tiêu chí nhất định để đảm bảo thống nhất giữa yêu cầu của Quý cơ quan và Viện.
Ví dụ: Sắp xếp theo năm, theo loại tài liệu, theo khổ giấy, theo bộ hồ sơ…
a) Nội dung công việc
– Đánh giá và phân loại dữ liệu là công việc sắp xếp dữ liệu theo các tiêu chí phân loại phụ thuộc vào mục tiêu xây dựng cơ sở dữ liệu;
b) Các bước thực hiện
– Xây dựng tài liệu hướng dẫn phân loại dữ liệu;
– Tiến hành đánh giá và phân loại dữ liệu theo tài liệu hướng dẫn;
c)Yêu cầu công việc
– Các tiêu chí phân loại phải bám sát mục tiêu tạo lập cơ sở dữ liệu;
d) Sản phẩm
– Tài liệu hướng dẫn phân loại dữ liệu, tài liệu
– Báo cáo phân loại dữ liệu
– Tài liệu đã được phân loại;
Bước 3: Quét tài liệu
Quy trình quét tài liệu được thể hiện qua các bước sau:
– Lựa chọn loại máy quét thích hợp với khổ giấy cũng như chất lượng giấy.
+ Tài liệu hồ sơ bản giấy dạng rời, dễ dàng bóc ghim, tháo gáy, kích thước khổ A4 sẽ tiến hành trên máy quét A4 tự động.
+ Các tài liệu mỏng, giấy rách nát có khả năng hư hỏng khi đưa vào máy tự động thì sẽ tiến hành quét trên máy quét phẳng.
– Cấu hình thông số kỹ thuật cho máy quét đảm bảo đáp ứng tối thiểu các yêu cầu sau:
+ Định dạng file đầu ra là một trong các định dạng sau: PDF hoặc JPEG.
+ Kiểu quét: quét màu hoặc đen trắng.
+ Tỷ lệ chính xác so với bản gốc: 100%.
+ Độ phân giải: 300dpi.
– Tiến hành quét tài liệu theo yêu cầu.
– Lưu trữ file bản số: Quy tắc tổ chức thư mục và đặt tên file cho mỗi hồ sơ được tiến hành theo yêu cầu của Quý cơ quan. Bản số sẽ được lưu trữ trên thiết bị lưu trữ của Viện. Sau đó sẽ tiến hành bàn giao lại cho đơn vị Quý cơ quan.
Yêu cầu về thiết bị lưu trữ file dữ liệu đã quét: Sử dụng thiết bị lưu trữ đảm bảo an ninh, an toàn dữ liệu. Có hệ thống lưu trữ dự phòng đề phòng trường hợp thiết bị lưu trữ chính xảy ra lỗi.
Về nhân lực thực hiện quét tài liệu: Yêu cầu kỹ năng cơ bản về vận hành sử dụng các loại máy quét, kỹ năng sử dụng tin học văn phòng như word, excel.
Bước 4: Kiểm tra dữ liệu
Bộ phận kiểm tra sẽ thực hiện kiểm tra theo 2 vòng:
– Vòng 1: Kiểm tra xác suất 100% sản phẩm quét. Nếu không đạt thì yêu cầu bộ phận quét thực hiện lại bước 3. Nếu đạt yêu cầu chuyển qua kiểm tra lại vòng 2.
– Vòng 2: Kiểm tra xác suất 30% sản phẩm quét đã vượt qua bước kiểm tra vòng 1. Nếu không đạt thì yêu cầu bộ phận quét thực hiện lại bước 3. Nếu đạt yêu cầu chuyển thực hiện bước tiếp theo.
Bước 5: Nhập dữ liệu metadata
Đối với từng loại hồ sơ, tài liệu, tiến hành nhập các trường thông tin thuộc tính mô tả hồ sơ tài liệu đó.
Các bước nhập dữ liệu được thực hiện theo quy trình như sau:
Phần mềm số hóa là phần mềm dùng để lưu trữ các dữ liệu số hóa như: file ảnh, thông tin các trường nhập liệu, thông tin quá trình triển khai thực hiện dự án.
Cán bộ triển khai sẽ dựa vào các file bản mềm đã quét được lưu trữ trên phần mềm để thực hiện nhập các trường thông tin theo quy định vào phần mềm số hóa.
Các bước thực hiện cụ thể như sau:
– Đăng nhập phần mềm số hóa theo tài khoản được bàn giao.
– Mở file tài liệu đã được scan, đối chiếu thông tin và tiến hành nhập lần lượt các thông tin tài liệu theo yêu cầu.
– Các tài liệu chưa đủ thông tin thực hiện -> Chuyển sang Xử lý sau. Sau khi có đủ thông tin thì nhập đầy đủ các file còn thiếu.
+ Đối với các tài liệu kém chất lượng, không đầy đủ thông tin để nhập liệu thì báo lỗi về cho bộ phận quét bằng chức năng “Báo hỏng”, nêu rõ lý do.
– Sau khi nhập đầy đủ thông tin tài liệu từng bộ, trước khi chuyển sang xử lý bộ khác thì tiến hành kiểm tra lại các thông tin nhập.
+ Nếu các trường thông tin nhập đúng như tài liệu gốc thì chuyển sang Tài liệu đã hoàn thành để tập hợp thành các bộ tài liệu và tiến hành bàn giao.
+ Nếu trường hợp phát hiện lỗi nhập liệu, bộ phận kiểm tra gửi trả lại bộ phận nhập liệu và yêu cầu bổ sung thông tin.
- Các trường hợp sai lỗi:
+ Nhập sai thông tin: Sai loại tài liệu, sai nội dung, đặt tên sai, sai chính tả,…
+ Để tồn tài liệu “Xử lý sau” dẫn đến không hoàn thành bộ hồ sơ.
– Sau khi kiểm tra và xử lý các lỗi, dữ liệu nhập được lưu trên hệ thống lưu trữ của Viện và sẽ được bàn giao cho phía Quý cơ quan theo quy định.
Bước 6: Kiểm tra chất lượng
– Bộ phận kiểm tra chất lượng của Viện sẽ kiểm tra lại toàn bộ sản phẩm số hóa, bao gồm so sánh số lượng, chất lượng bản quét đồng thời kiểm tra sự tương ứng giữa dữ liệu số hóa với hồ sơ bản cứng.
– Yêu cầu bộ phận kiểm tra chất lượng:
+ Đảm bảo dữ liệu được tích hợp đã đầy đủ, chính xác, phù hợp với yêu cầu xây dựng CSDL.
+ Bộ phận kiểm tra phải độc lập với bộ phận thực hiện xây dựng cơ sở dữ liệu để đảm bảo tính khách quan.
– Quy trình kiểm tra thực hiện như sau:
a) Nếu hồ sơ bản cứng và dữ liệu số hóa tương ứng với nhau thì chuyển sang bước tiếp theo.
b) Nếu hồ sơ bản cứng và dữ liệu số hóa tương ứng có sự sai lệch thì tiến hành sửa chữa theo các nội dung sau:
+ Thiếu tài liệu: Tiến hành quét bổ sung.
+ Đóng gói nhầm tài liệu dẫn đến thừa file: Xóa file thừa, những file đóng gói nhầm sẽ được phát hiện khi kiểm tra các bộ hồ sơ khác và quét lại sau.
+ Sai thứ tự các trang: Chỉnh sửa để sắp xếp lại thứ tự các trang.
+ Độ phân giải không đạt 300 dpi hoặc không đạt tỷ lệ 100%: quét lại hồ sơ theo đúng yêu cầu kỹ thuật đã nêu.
Sau khi chỉnh sửa xong, dữ liệu được kiểm tra lại lần nữa trước khi chuyển sang bước tiếp theo.
Bước 7: Kết xuất dữ liệu
Tiến hành kết xuất dữ liệu đầu ra theo yêu cầu của Quý cơ quan bao gồm file dữ liệu đầu ra (pdf, jpeg) và dữ liệu nhập liệu metadata. Toàn bộ dữ liệu của quá trình số hóa sẽ được đóng gói và bàn giao cho Quý cơ quan theo yêu cầu.
Các yêu cầu về bàn giao dữ liệu:
+ Bàn giao dữ liệu được số hóa đảm bảo chính xác với dữ liệu bản cứng.
+ Đảm bảo bàn giao dữ liệu đúng tiến độ.
Dữ liệu trong quá trình số hóa sẽ được lưu trữ trong các thiết bị lưu trữ của Viện. Sau đó toàn bộ dữ liệu này sẽ được bàn giao cho Quý cơ quan sau khi kết thúc dự án. Sau khi bàn giao xong, dữ liệu trên thiết bị lưu trữ của Viện sẽ được xóa toàn bộ để đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin cho Quý cơ quan.
Quý khách vui lòng để lại nhu cầu để Viện Ứng dụng khoa học hành chính có thể tư vấn dịch vụ cụ thể cho Quý khách.
