Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ là một trong những hoạt động quan trọng của quá trình lưu trữ hồ sơ, tài liệu.
Điều 6 Luật Lưu trữ xác định trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong công tác lưu trữ:
“Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý về lưu trữ, áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ; ban hành quy chế về công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình”.
Điều 25 Luật Lưu trữ quy định trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ:
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Trường hợp tổ chức không sử dụng ngân sách nhà nước chưa có đủ điều kiện bảo vệ, bảo quản tài liệu theo quy định tại khoản 1 Điều này được ký gửi tài liệu vào Lưu trữ lịch sử và phải trả phí theo quy định của pháp luật”.
Điểm c, Khoản 1 Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử quy định “c) Các cơ quan, tổ chức bố trí kho lưu trữ đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật; tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ có hiệu quả”.
Công tác vệ sinh kho, tài liệu lưu trữ là một công tác quan trọng, thường xuyên cần thực hiện trong quá trình bảo quản tài liệu lưu trữ.
Viện Ứng dụng khoa học hành chính cung cấp đến Quý khách hàng dịch vụ vệ sinh kho, tài liệu lưu trữ với quy trình chuẩn theo quy định của Bộ Nội Vụ.
CÁC BƯỚC VỆ SINH KHO LƯU TRỮ TÀI LIỆU
Phủ kín các giá tài liệu bằng bạt nilông
Quét sạch trần kho
Dỡ bạt nilông che phủ giá tài liệu
Ngắt nguồn điện và lau các thiết bị bằng khăn khô, mềm
– Thiết bị chiếu sáng
– Thiết bị báo cháy
– Thiết bị chữa cháy (đầu phun)
Quét sạch tường kho bằng chổi, quét theo thứ tự từ trên xuống dưới, từ trái qua phải
Quét sạch cột kho bằng chổi, quét theo thứ tự từ trên xuống dưới, từ trái qua phải
Vệ sinh cửa sổ
– Làm sạch các khe, rãnh, ô lưới bằng máy hút bụi
– Làm sạch khung cửa sổ bằng khăn ẩm (bên trong và bên ngoài)
– Lau sạch cánh cửa bằng khăn ẩm
– Làm sạch phần tường khoảng trống giữa kính và lưới bằng chổi
Vệ sinh cửa chớp
– Làm sạch khung cửa chớp bằng khăn ẩm (bên trong và bên ngoài)
– Lau sạch các tấm kính chớp bằng khăn ẩm
Ngắt nguồn điện và vệ sinh các thiết bị
– Máy điều hòa
– Máy hút ẩm
– Quạt thông gió
– Thiết bị đo độ ẩm, nhiệt độ
– Thiết bị an ninh
– Thiết bị báo cháy
Làm sạch nơi để tạm hộp bảo quản tài liệu (6 m2)
Chuyển lần lượt các hộp bảo quản tài liệu của một giá đến nơi để tạm khoảng cách 20m
Vệ sinh tổng thể giá từ trên xuống dưới và 2 đầu hồi của giá, các khe, dưới gầm và mặt sau của giá bằng khăn lau (2 lần)
Vệ sinh hộp – làm sạch bên ngoài hộp bằng máy hút bụi hoặc chổi lông
Chuyển và xếp hộp bảo quản tài liệu lên giá theo thứ tự ban đầu (khoảng cách 20m)
Quét sàn kho
Hút bụi sàn kho và các góc, khe tường, chân tường
Lau sàn
Quét bụi trên cánh cửa
Lau cánh cửa
Quét sạch trần hành lang
Quét sạch tường hành lang bằng chổi, quét theo thứ tự từ trên xuống dưới, từ trái qua phải
Quét sạch sàn hành lang
– Quét sàn hành lang
– Hút bụi sàn hành lang
– Lau sàn hành lang
Vệ sinh cửa thoát hiểm
– Quét bụi trên cánh cửa
– Lau cánh cửa
CÁC BƯỚC VỆ SINH TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Lấy hộp tài liệu từ giá xuống
Vận chuyển hộp bảo quản tài liệu từ giá đến nơi vệ sinh bằng xe đẩy (quãng đường trung bình 100 mét)
Lấy hồ sơ ra khỏi hộp
Làm sạch bên trong hộp
Lấy tài liệu ra khỏi bìa hồ sơ
Làm sạch bìa hồ sơ bằng chổi lông mềm
Làm sạch bàn vệ sinh tài liệu
Trải từng tờ tài liệu lên bàn
Làm sạch từng tờ tài liệu theo trình tự từ giữa trang tài liệu ra xung quanh hoặc từ đầu trang tới cuối trang bằng chổi lông mềm
Sắp xếp tài liệu theo trật tự ban đầu
Đưa tài liệu vào bìa hồ sơ
Sắp xếp hồ sơ theo trật tự ban đầu
Đưa hồ sơ vào hộp
Vận chuyển hộp từ nơi vệ sinh đến giá bằng xe đẩy
Xếp hộp lên giá theo trật tự ban đầu
Kiểm tra tổng quan tài liệu sau vệ sinh
Quý khách vui lòng để lại nhu cầu để nhận được tư vấn trực tiếp từ Viện Ứng dụng khoa học hành chính
